档案信息数据库的概念

档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。“相互关联” 、“共同存取方式和一定组织方式”、“共享”是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，国家档案室设计方案，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。

档案室系统特点

档案信息管理

档案材料入馆后，管理人员可通过RFID技术对档案材料进行自动信息登记、馆内档案清点、档案信息查询、档案外借和归还等日常管理工作，并由系统自动进行相关记录。

智能引导

系统具备档案引导功能，根据档案室数字地图对所需查找的档案材料进行自动定位引导（在电子地图上可显示对应档案的具体位置：几号柜、几行、几列等），充分提高了档案查找的效率，并可自动对拿出、收入档案柜中的档案进行识别，实现储位智能化管理。

远程查询

根据不同用户需求，系统可实现档案资料信息远程网络查询，并自动形成准确可靠查询报表。

防盗管理

所有馆藏档案均处于阅读器的读取范围中。当档案被取出时，由出库口的RFID阅读器捉档案信息，并与出库指令信息进行核对，如果档案是未经档案管理信息系统发出出库指令而异常离开库位，监控模块会开启警报模块发出异常情况警报。

档案信息管理

档案整理，是通过一系列手段，将收集来的档案科学地组织，使之条理化和系统化。一般情况下，收集来的档案处于相对零乱、无组织状态，加上档案数量日益增加，国家档案室防潮，成分越来越复杂，国家档案室项目，如果不加以整理，就会给日常管理和实际利用档案带来很大的困难。只有整理好的档案，才能为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，为准确地鉴定档案的价值提供多面、系统的依据。此外，档案经过整理，国家档案室，可以完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。因此，档案整理工作是整个档案管理工作的基础，对其他档案工作环节有着很大的影响。

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